PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

• La estructura de una carta comercial está formada por 11 puntos diferentes, aunque éstos pueden verse reducidos en función de las necesidades que se tengan para cada momento. Podemos diferenciar las partes de la carta comercial en los siguientes apartados:

• Membrete: Identifica Ia oficina o empresa que envía el documento. Se escribe a una pulgada del borde superior del papel (4 ó 6 líneas verticales), y por lo regular contiene: Nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax y correo electrónico. En algunas ocasiones incluye un logotipo o símbolo publicitario.

• La  Fecha: Contiene  el nombre de la ciudad, departamento, estado o país,  y luego la fecha de emisión del documento separados por una coma.  Cuando se usa papel membretado no es necesario incluir el lugar de procedencia, únicamente se escribe la fecha.

• Datos del destinatario: La dirección consta de varias líneas y se escriben  a espacio sencillo.
  Contiene el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta, el cargo que ocupa el cargo en la empresa y la dirección.
  Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural  (Señor, Señora o Señorita); o el tratamiento académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Profesor, etc.)

• Asunto o Referencia: No todos todas las personas prefieren el uso de esta parte. 

  Sin embargo, muchas empresas lo conserva para facilitar el manejo de los archivos y agilizar el trabajo de los ejecutivos. De allí la brevedad y concisión de esta línea.

• Saludo: Es la frase de cortesía antes del texto de la carta. Generalmente va seguido de dos puntos:
  Un experto comunicador aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: Se saludan, conversan y se despiden.

• Texto de la Carta: Puede ser un texto corto, mediano o largo.
  Como decía el buen escritor P. Lombardi, “Aperitivo, plato fuerte y postre”; es decir,  la introducción, el desarrollo del tema y la conclusión.
  Debe escribirse a espacio sencillo, con excepción de la carta muy corta,  que se escribe a doble espacio. 

• Despedida: En algunas ocasiones se usan palabras de cortesía, tales como: cordialmente, sinceramente, atentamente,también pueden usarse las siguientes frases:  Hasta otra ocasión, hasta pronto, agradeceré su respuesta, etc.

• Firma: La persona responsable del mensaje expresado en el texto,  debe estampar su firma manuscrita.  La firma incluye:

  a)      Rúbrica (encima del nombre, y generalmente manuscrita)
  b)      Nombre del remitente.
  c)       Cargo  del remitente

CARACTERÍSTICAS DE UNA CARTA COMERCIAL

1. Redacción de cartas. En la redacción de cartas, máxime en la redacción de la carta comercial, hay que considerar las características o cualidades de una redacción eficiente como lo son la claridad, coherencia, concisión cortesía, énfasis, consideradas como vitales, así como otras complementarias donde se encuentra, la corrección, cohesión, interés, lenguaje positivo y lenguaje actualizado
2. Claridad. Implica rápida y fácil comprensión del texto.  Se logra con base en una organización metódica de las ideas y el uso correcto del lenguaje:Una carta es clara si transmite el mensaje de manera que el destinatario no tenga que pedir aclaratorias.
3. Concisión.  Enfocar directamente el asunto, implica el uso de las palabras indispensables de manera que el mensaje sea breve y completo.
4. Coherencia.  Capacidad para manejar la información como un todo.  Enlace de las pequeñas ideas entre sí para que surja la idea general significativa y completa.  Para lograrlo es preciso usar conectores con función de cohesión como: adición, comparación, contraste. La coherencia permite relacionar las ideas y párrafos para lograr un mensaje de ideas articuladas desde el primer párrafo hasta el último.
5. Cortesía. Se refiere al tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación comercial. 

¿QUE ES UNA CARTA COMERCIAL Y CUAL ES SU FUNCIÓN?

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

Las cartas comerciales juegan un papel vital en las comunicaciones externas de una organización o empresa. Las cartas comerciales se pueden utilizar para todo, desde la venta de un producto y la presentación de una denuncia, a la creación de fondos de comercio, en respuesta a una propuesta y la solicitud de un puesto de trabajo.